Libros obligatorios para el Empresario

LIBROS OBLIGATORIOS PARA EL EMPRESARIO

Hay que diferenciar entre Personas físicas y Personas jurídicas.

Personas físicas.

Se consideran personas físicas los empresarios individuales, las comunidades de bienes y las sociedades civiles. Sus actividades se pueden desarrollar en:

Actividades mercantiles.

- Régimen de Estimación Directa, modalidad normal

- Régimen de Estimación Directa, modalidad simplificada.

- Régimen de Estimación Objetiva.

Actividades no mercantiles:

- Actividades agrícolas, deportivas y de artistas en Régimen de Estimación Directa modalidades normal y simplificada.

- Actividades agrícolas en Régimen de Estimación Objetiva.

- Actividades profesionales en Estimación Directa, modalidades normal y simplificada.

Actividades mercantiles en Régimen de Estimación Directa, modalidad normal.

Mercantil: Libro diario, Libro de inventario y cuentas anuales.

Fiscal: Libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales, libro de IVA (cuando corresponda)

Actividades mercantiles en Régimen de Estimación Directa, modalidad simplificada.

Mercantil: Libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales.

Fiscal: Libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos, libro registro de bienes de inversión, libro de IVA (cuando corresponda)

Actividades mercantiles en Régimen de Estimación Objetiva:

Mercantil: Libro diario, Libro de inventarios y cuentas anuales.

Fiscal: Libro registro de bienes de inversión (amortizaciones por sus elementos activos), libro registro de ventas e ingresos, libros de IVA

Actividades no mercantiles: Actividades agrícolas, deportivas y de artistas en Régimen de Estimación Directa, modalidades normal y simplificada.

Mercantil: Nada

Fiscal: Libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos, libro registro de bienes de inversión, libro de IVA

Actividades no mercantiles: Actividades agrícolas en Régimen de Estimación Objetiva:

Mercantil: Nada

Fiscal: Libro registro de bienes de inversión (por amortizaciones de elementos de activo), libro registro de ventas e ingresos, libro de IVA

Actividades no mercantiles: Actividades profesionales en Estimación Directa, modalidades normal y simplificada.

Mercantil: Nada.

Fiscal: Libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos, libro registro de bienes de inversión, libro registro de provisiones de fondos y suplidos, libros de IVA.

Personas jurídicas. Sujetas al Impuesto sobre Sociedades.

Se consideran las corporaciones, asociaciones y fundaciones de interés público reconocidas por la Ley, así como las sociedades de interés particular, tanto civiles, mercantiles o industriales, a las que la ley conceda personalidad propia, independiente de la de cada uno de sus socios. Todas las sociedades mercantiles deben llevar los siguientes libros:

- Libro diario.

- Libro de inventarios y Cuentas anuales.

- Libro o libros de actas.

- Libro de IVA (cuando corresponda).

Dependiendo de las sociedades mercantiles deberán además llevar otros libros:

-Sociedades de Responsabilidad Limitada, Laborales y de Garantía Recíproca: Libro registro de los socios

-Sociedades de Responsabilidad Limitada Unipersonal: Libro de registro de la sociedad.

-Sociedades Anónimas, laborales y Comanditarias por Acciones: Libro registro de acciones normativas.

Todos los libros contables deben ser llevados, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.

Libro Registro del Impuesto sobre el Valor Añadido:

Tanto si son personas físicas como jurídicas tendrán que llevar los siguientes Libros Registro del Impuesto sobre el Valor Añadido en función del Régimen al que estén acogidos:

Régimen general:

- Libro registro de facturas expedidas.

- Libro registro de facturas recibidas.

- Libro registro de bienes de inversión

- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Régimen simplificado:

Libro registro de facturas recibidas.

Régimen Especial de la agricultura, ganadería y pesca:

Libro registro con anotaciones de las operaciones comprendidas en este régimen especial.

Régimen Especial de los bienes usados, objeto de arte, antigüedades y objetos de colección:

- Libro registro de facturas expedidas.

- Libro registro de facturas recibidas.

- Libro registro de bienes de inversión.

- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

- Libro de bienes usados.(actividades a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio de cada operación)

- Libro registro específico.(actividades a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio global).

Régimen Especial del oro de inversión:

Libro registro de facturas recibidas.(con la debida separación, las adquisiciones o importaciones que correspondan a cada sector diferenciando la actividad).

Régimen Especial de las agencias de viajes:

Libro registro de facturas.(con la debida separación, las correspondientes a las adquisiciones de bienes o servicios efectuadas directamente en interés de viajero).

Régimen Especial del recargo de equivalencia:

No están obligados a llevar registro contables en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido. No incluye a los empresarios que realicen otras actividades u operaciones a las que sea aplicable algún o algunos de los restantes regímenes, ya que seguirán lo dispuestos por éstos.

Definición Libro diario.

Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Se contabilizarán mediante asiento contables, por orden cronológico, según se vayan produciendo. Se contabilizarán a la fecha de la factura, fecha de la anotación bancaría, etc. Serán validas las anotaciones conjuntas de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad. Este libro es un libro contable y es obligatorio legalizarlo.

Definición Libro mayor.

Recoge todos los movimientos de una cuenta que se han anotado previamente en el Libro Diario. Es un conjunto de fichas de cada cuenta contable, y en cada una de ellas aparece la fecha del movimiento, número de registro, contrapartida, valoración en el debe o en el haber y el saldo. No es un libro obligatorio, sin embargo es muy útil para conocer el saldo de distintas cuentas, como puede ser un cliente, un proveedor, caja, bancos, etc.

Definición de Libro de inventarios y cuentas anuales.

Se abrirá con el balance inicial. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldo los balance de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Son libros contable obligatorios y hay que legalizarlos.

Contenido del libro de inventarios:

Se compone de un balance inicial detallado, un balance de comprobación de sumas y saldos y un inventario de cierre:

- Balance inicial detallado: es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior.

- Balance de comprobación de sumas y saldos: presentará todas las cuentas con saldo de la empresa, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. Se transcribirá la suma del Debe y la suma del Haber de cada cuenta, así como los saldo de cada una de ellas. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor. Se realizará al menos trimestralmente.

- Inventario de cierre: Relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripción de la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio, así como el detalle de las obligaciones en el pasivo. Para su formulación, presentaremos un balance de comprobación de sumas y saldos, al que adjuntaremos un inventario de existencias a fecha de cierre del ejercicio. Este inventario de existencias supone el recuento físico de todas las unidades que componen las existencias de la empresa ajunto con su precio y valor total. El inventario de existencias consta de tres partes: encabezamiento con los datos de la empresa y la fecha, cuerpo con el detalle del inventario y pie donde el gerente o dueño de la empresa certifica que está conforme con el inventario.

Contenido de las cuentas anuales.

Se componen de un balance de situación, una cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.

- Balance de situación:

Comprenderá, debidamente separado, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios. Deberán aparecer los importes del ejercicio anterior para poder compararlo. El balance de apertura de un ejercicio debe corresponder con el balance de cierre del ejercicio anterior.

- Cuenta de pérdidas y ganancias:

Comprenderá, con la debida separación, los ingresos y los gastos del ejercicios, y por diferencia, el resultado del mismo. También aparecerán los importes del ejercicio anterior. Distinguirá los resultados ordinarios propios de la explotación, de los que no lo sean o de los que se originen en circunstancias de carácter extraordinario.

- Memoria:

Contemplará, ampliará y comentará la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Cuando lo imponga una disposición legal, la memoria incluirá el cuadro de financiación, en el que se inscribirán los recursos obtenidos en el ejercicios y sus diferentes orígenes, así como la aplicación o el empleo de los mismos en inmovilizado o en circulante.

Definición Libro registro de ventas e ingresos.

En el se anotarán diariamente por orden cronológico todas las ventas e ingresos de la actividad que se desarrolla con el siguiente detalle:

- El número de anotación.

- Fecha.

- Número de factura

- Concepto.

- Importe de imponible

- Tipo.

- IVA repercutido.

- Compensación ( Régimen. agricultura, especial, ganadería y pesca).

- Importe total

Definición Libro registro de compras y gastos.

En el libro registro de compras y gastos se anotarán diariamente todas las compras y gastos relativas a la actividad de la empresa con el siguiente detalle:

- Número de anotación.

- Fecha.

- Razón social o persona física.

- Concepto.

- Base imponible.

- Tipo.

- IVA soportado.

- Total operación.

Definición Libro registro de bienes de inversión (I.R.P.F)

En el libro registro de bienes de inversión se registrarán, detallada e individualmente, cada uno de los elementos de inmovilizado material e inmaterial que se amortizan, afectos a la actividad, con expresión del número de anotaciones, valor de adquisiciones, fecha de puesta en funcionamiento y cuotas de amortización cuando las haya, así como la baja y la fecha de la misma. El conjunto de las fichas de amortización de los distintos elementos de inmovilizado que posee la sociedad formará el libro registro de bienes de inversión.

Definición Libro registro de bienes de inversión (IVA)

Este libro deben llevarlo los sujetos pasivos del IVA que tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión, según lo dispuesto en los artículos 107 a 110 de la Ley de IVA. Se registrarán debidamente individualizados, cada bien de inversión, identificando de forma precisa las facturas y documentos de aduanas, la fecha de comienzo de utilización, prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede de las deducciones.

Definición Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Deberán llevarlo los profesionales que reciban provisiones de fondos y paguen suplidos de sus clientes. Registrará el número de anotación, el tipo de operación, fecha, importe, nombre y apellidos o razón social del pagador de la provisión o perceptor del suplido y el número de factura o documento equivalente en que se refleje la operación. Como provisiones de fondos se registrarán los importes de las facturas que corresponden a entregas a cuenta por parte de clientes y como suplidos se registrarán los importes de las facturas que corresponden a facturas pagadas en nombre de clientes.

Definición Libro de actas

Registrará todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

Definición Libro registro de la sociedad.

Registrará los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad. Habrá de ser legalizado conforme a los dispuesto para los libros de actas de las sociedades.

Definición Libro registro de socios.

Registrará la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones voluntarias o forzosas, de las participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas. En cada anotación se indicará la identidad y domicilio del titular de la participación o del derecho o gravamen constituido sobre aquélla. La sociedad sólo podrá rectificar el contenido del Libro de registro si los interesados no se hubieran opuesto a la rectificación en el plazo de un mes desde la notificación fehaciente del propósito de proceder a la misma.

Definición Libro registro de acciones normativas.

Registrará las sucesivas transferencias de las acciones, con expresión del nombre, apellidos, razón o denominación social, en su caso nacionalidad y domicilio de los sucesivos titulares, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las acciones.

Definición Libro registro de facturas emitidas.

Registrará, una por una, las facturas o documentos equivalentes o sustitutivos de ellas que hayan expedido los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido, reflejando el número, fecha, destinatario, base imponible, tipo impositivo y cuota repercutida. Se incluirán también las operaciones exentas y las de autoconsumo. Serán válidos los asientos resúmenes de facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha, siempre que el importe con IVA incluido no supere los 2.253,80 euros, en los que se hará constar la fecha, número, base imponible global, el tipo impositivo y la cuota global del conjunto de facturas. También será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando ésta incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos. Será válida, sin embargo, la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro de facturas emitidas.

Definición Libro registro de facturas recibidas.

Registrará, una por una, las facturas recibidas o los documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el ejercicio de su actividad empresarial o profesional, reflejando su número de recepción, fecha, nombre y apellido o razón social del expedidor, base imponible, y, en su caso, el tipo impositivo y la cuota. Se incluirán también las facturas o documentos expedidos en los casos de autoconsumo. Serán válidos los asientos resúmenes de facturas, de importe inferior a 450,76 euros, recibidas en la misma fecha, en el que se harán constar los números de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la suma global de la base imponible y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto, IVA incluido, no supere los 2.253,80 euros. Será válida también la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando ésta incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos. Será válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas que, después, habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro de facturas recibidas.

Definición Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

1. El envío o recepción de bienes para la realización de informes periciales o trabajos sobre bienes muebles corporales cuando:

- Dichos servicios se realicen materialmente en el territorio de aplicación del Impuesto.

- Dichos servicios se presten materialmente en otro Estado miembro, el destinatario de los mismos comunique al prestador un número de identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido que le haya sido atribuido por la Administración española y los bienes a que se refieren los servicios sean expedidos o transportados fuera del territorio del citado Estado miembro.

2. La transferencia por un sujeto pasivo de un bien corporal de su empresa con destino a otro Estado miembro, para afectarlo a las necesidades de aquélla en este último, y la afectación a las actividades de un empresario o profesional desarrolladas en el territorio de aplicación del impuesto de un bien expedido o transportado por ese empresario, o por su cuenta, desde otro Estado miembro en el que el referido bien haya sido producido, extraído, transformado, adquirido o importado por dicho empresario o profesional en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional realizada en el territorio de este último Estado miembro.

Deberá constar: La operación y la fecha de la mismas, la descripción de los bienes objeto de la operación con referencia, en su caso, a su factura de adquisición o título de posesión, otras facturas o documentos relativas a las operaciones de que se trate, la identificación del destinatario o remitente, indicando su Número de Identificación a efectos del IVA, razón social y domicilio, el Estado miembro de origen o destinos de los bienes y el plazo que en su caso se haya fijado para la realización de las operaciones.

Definición Libro registro específico (determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio de cada operación).

Registrará de manera individualizada y con la debida separación, cada una de las adquisiciones, importes y entregas, realizadas por el sujeto pasivo. Deberá disponer de las siguientes columnas:

- Descripción del bien adquirido o importado.

- Número de factura de compra.

- Precio total de compra.

- Número de la factura.

- Precio de venta.

- Impuesto sobre el valor añadido repercutido al efectuar la venta, en su caso, indicación de la exención aplicada.

Definición Libro registro específico (determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio global).

Registrará las adquisiciones, importaciones y entregas, realizadas por el sujeto pasivo durante cada período de liquidación, a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio global. Deberá disponer de las siguientes columnas:

- Descripción de los bienes adquiridos, importados o entregados en cada operación.

- Número de factura de compra.

- Precio de compra.

- Número de factura.

- Precio de venta.

- Indicación, en su caso de la exención aplicada.

- Valor de las existencias iniciales y finales correspondientes a cada año natural. Para el cálculo de estos valores se aplicarán las normas de valoración establecidas en el PGC.

Otros documentos y libros contables.

De carácter voluntario:

- Libro de almacén: Son libros y documentos empleados para el control de las existencias de los almacenes.

- Libros de Caja o Bancos: Son los libros y documentos empleados para el control del saldo de tesorería en Caja o Bancos.

Legalización de Libros.

Todos los empresarios que lleven contabilidad, deberán legalizar los libros que obligatoriamente deben llevar, con arreglo a las disposiciones legales vigentes, en el Registro Mercantil de su domicilio social. Cuando se cambie de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.

Libros a legalizar.

Obligatorios:

- Libro de inventario y cuentas anuales.

- Libro diario.

- Otros como: Libro de actas, registro de socios, de acciones nominativas y de registro de la sociedad.

También podrán ser legalizados por el Registro Mercantil los libros de detalle del Libro Diario y otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

Presentación.

En hojas encuadernadas, en las que aparecerán los asientos y anotaciones que se habrán realizado anteriormente por cualquier procedimiento. Se encuadernarán de modo que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en ellas. Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados.

Presentación de libros en blanco.

Los libros obligatorios que se presente para su legalización antes de su utilización deberán estas, ya se hallen encuadernados o formados por hojas móviles, completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente. Una vez legalizados se transcribirán los asientos y anotaciones contables a mano. Será obligatoria la legalización por este método en los libros de actas y del Libro registro de la Sociedad.

Presentación digital de libros.

Las anotaciones contables se harán en cualquier programa informático y para formar los libros se transformarán en una hoja de cálculo soportada por el programa Legalia del Registro Mercantil. Está previsto que se presente los libros por vía telemática, aunque todavía no está disponible en el Registro Mercantil.

Dónde legalizar.

En el Registro Mercantil de su domicilio Social. Cuando se cambie de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen. Las sucursales que dispongan de libros propios, independientes de la sociedad principal, podrán legalizarse en el Registro Mercantil del domicilio de la sucursal.

En el Registro se presentará la solicitud de legalización mediante instancia por duplicado dirigida al Registrador Mercantil competente, según modelo de cada Registro, en la que se reflejarán las siguientes circunstancias:

- Nombre y apellidos del empresario individual o denominación social o entidad, y en su caso, datos de identificación registral, así como su domicilio.

- Relación de los libros cuya legalización se solicita, con expresión de sí se encuentran en blanco o se han sido formados mediante la encuadernación de hojas anotadas, así como el número de folios u hojas de que se componen cada libro.

- Fecha de apertura, y en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.

- Fecha de la solicitud.

- Si se presenta en formato digital o en papel.

Con esta solicitud, que habrá de estar debidamente suscrita y sellada, deberán acompañarse los libros que pretendan legalizarse.

Plazo para legalizar.

Deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En el caso de que la legalización se solicite fuera de plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones. Si la solicitud se efectúa en plazo y los libros reuniese los requisitos establecidos por la ley , el Registrador procederá a su legalización dentro de los 15 días siguientes al se su presentación. Practicada, suspendida o denegada la legalización, se tomará razón de esta circunstancia en el Libro de legalizaciones, y seguidamente se extenderán las oportunas notas al pie de la instancia y al margen del asiento de presentación. Un ejemplar de la instancia se devolverá  al solicitante, acompañada, en su caso, de los libros legalizados. El otro ejemplar quedará archivado en el Registro. Transcurridos 3 meses desde la presentación de los libros sin que fueran retirados, podrá remitirlos el Registrador, con cargo al empresario solicitante, al domicilio consignado en la instancia, haciéndolo constar así al pie de la misma.

Conservación de los Libros.

Los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, deberán guardarse durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales, según nos dice el Código de Comercio. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades, no le exime del deber de conservación, y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido. Sin embargo la legislación tributaria establece que prescriben a los 4 años, la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por tanto, según la normativa tributaria, deben conservarse los libros, documentos y justificantes durante 4 años, que es el periodo de prescripción. También hay que tener en cuenta que la Ley del Impuesto de Sociedades permite compensar bases imponibles negativas durante 15 años para los periodos impositivos indicados a partir de 1 de enero de 2002, y durante este tiempo de compensación, la Administración puede exigir la acreditación de bases negativas mediante la exibición de la contabilidad y soportes documentales.

 


2 respuestas a “Libros obligatorios para el Empresario”

  • Miriam dijo:

    Muchas felicidades por el Blog

  • Marta dijo:

    Hola, me ha parecido genial el blog, he visto que tiene copyright, me interesaría hacer alusión a esta pagina en un publicación que estoy haciendo para mi trabajo, y poner fragmentos incluidos. Me gustaría saber si es posible. Muchas gracias

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